L’importanza di coinvolgere IT e AV nella progettazione degli spazi lavorativi

Negli ultimi anni, il modo in cui le aziende progettano i propri spazi di lavoro ha subito cambiamenti significativi, soprattutto in un contesto di lavoro ibrido. Tuttavia, molte realtà continuano a commettere un errore cruciale: coinvolgere i team IT e AV (Audio-Video) troppo tardi nelle fasi di progettazione degli uffici e delle sale riunioni. Questo approccio porta a un’integrazione tecnologica subottimale e a interruzioni per la forza lavoro.

Secondo uno studio condotto nel Regno Unito, meno di un terzo (31%) delle aziende coinvolge i team IT e AV prima dell’inizio della pianificazione degli spazi. Questa mancanza di coordinamento costringe i responsabili tecnologici a dover adattare dispositivi e sistemi in ambienti già progettati, piuttosto che integrare soluzioni più efficienti fin dalle fasi iniziali.

In un contesto lavorativo sempre più ibrido, i guasti audio e le interruzioni di connessione possono comportare una perdita di produttività mediana di 12,2 minuti per persona per ogni riunione problematica. Questo dato evidenzia l’importanza di una progettazione attenta e integrata degli spazi, in grado di prevenire tali inconvenienti.

La maggior parte dei dirigenti riconosce il legame tra l’esperienza in ufficio e i risultati aziendali. Infatti, l’86% degli intervistati associa una buona workplace experience a una maggiore produttività, mentre il 90% la collega a una migliore collaborazione. Tuttavia, solo il 56% si sente sicuro di disporre dei dati sul ritorno d’investimento necessari per giustificare interventi nella workplace experience, e il 29% considera questa strategia centrale per il business.

Per affrontare queste problematiche e ridurre costi e attriti operativi, è fondamentale un maggiore allineamento tra i dipartimenti IT, Risorse Umane e Real Estate nelle fasi iniziali dei progetti. Una pianificazione congiunta degli spazi può limitare la necessità di aggiornamenti successivi su hardware obsoleto o inadeguato.

Inoltre, viene proposta l’adozione del tempo di inattività tecnologica come metrica per misurare l’efficacia degli spazi lavorativi, utilizzando la perdita di produttività come indicatore della necessità di migliorare le prestazioni degli ambienti di lavoro. Solo attraverso un approccio integrato e proattivo sarà possibile garantire un’esperienza lavorativa ottimale e, di conseguenza, risultati aziendali positivi.